Personvernerklæring for plan, teknisk og eiendom

Denne personvernerklæring er utarbeidet særskilt for ansvarsområdene plan, teknisk og eiendom i Frogn kommune.

Innhold

Personvernerklæring for ansvarsområdene plan, teknisk og eiendom

Frogn kommune gjennomfører disse oppgavene innen plan, teknisk og eiendom

  • byggesak
  • eiendomsinformasjon
  • matrikkelføring
  • regulering og samfunnsplanlegging
  • vann, avløp og renovasjon
  • vei, park, idrett og havner
  • oppmåling og kart
  • forurensning
  • brannvesen
  • miljørettet helsevern
  • konsesjon og boplikt
  • tilsyn og kontroll
  • utvikling av bygg og eiendommer
  • drift og vedlikehold av formålsbygg og kommunale boliger
  • forvaltning av husbankens bostøtte og startlånsordning
  • kulturminnevern

Vi vil at du skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges. Sikker behandling av dine personopplysninger vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.

Definisjoner (jf. lov om behandling av personopplysninger av 15.6.2018 nr. 38, jf. EUs forordning for personvern artikkel 4):

Personopplysning: enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person

Behandling: enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger 
Behandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes

Databehandler: den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige

Hvem er behandlingsansvarlig?

Rådmannen har hovedansvaret for behandling av personopplysninger i Frogn kommune. Enhets- og avdelingsledere er delegert ansvaret for den daglige håndtering og behandling av personopplysninger for sine brukere.

Hva er formålet?

Det er to grunner til at kommunen samler inn og tar vare på informasjon om deg

1)      for å kunne gjennomføre ovenfor nevnte oppgaver innen ansvarsområdet plan, teknisk og eiendom, både lovpålagte og ikke lovpålagte

2)      for å kunne dokumentere jobben som har blitt utført i henhold til arkiveringsplikten

Hva er det rettslige grunnlaget?

  • LOV-2018-06-15-38 Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) 
  • LOV-1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • LOV-1992-12-04-126 Lov om arkiv (arkivlova)
  • LOV-2018-06-15-38 Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova)
  • LOV-2018-04-20-12 Lov om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven)

Der vi ikke har slikt grunnlag, vil vi innhente ditt samtykke.

Hvilke personopplysninger behandles? 

  • Frogn kommune benytter Komtek som database for fakturering av kommunale avgifter. Personopplysninger som lagres er navn, adresse, telefonnummer, e-post.
  • Matrikkelen er et nasjonalt eiendomsregister. Frogn kommune benytter en felles server sammen med follokommunene. Personopplysninger som lagres er navn, personnummer, boligadresse. Informasjon fra Matrikkelen benyttes i andre fagsystemer (for eksempel Gisline, kommunekart, Gemini).
  • P360 benyttes som kommunens saks- og arkivsystem etter NOARK 5 standard (Norsk arkivstandard).  I sak- og arkivsystemet behandler vi personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter lov om arkiv med tilhørende forskrifter.
  • Gemini varsling er kommunens varslingssystem for tjenester på vei, vann og avløpsnettet. Dersom du har offentlig registrert telefonnummer benytter vi dette. Hvis ikke må du selv melde deg på tjenesten.
  • Geomatikk/gravemelding er et saksbehandlingssystem for arbeid på offentlig vei. Her registreres navn, adresse og kontaktinformasjon på den som søker.
  • Driftweb er et system der innbyggere kan melde inn kommunaltekniske driftsmeldinger. Her registreres navn, adresse og kontaktinformasjon på den som leverer henvendelsen.
  • Anleggsregisteret blir brukt til å behandle søknader om spillemidler. Her vil den som levere søknaden registrere navn, adresse og kontaktinformasjon.
  • Agresso er kommunens regnskapssystem der kommunale avgifter og husleie for kommunale boliger faktureres.
  • Plania er et forvaltningsverktøy for eiendomsvirksomhet. Her registreres navn, personnummer, adresse, kontaktinformasjon, kontaktperson hos kommunale helse- omsorgstjenester.
  • Husbanken behandler bostøtte og startlån. Her registreres navn, adresse, kontaktinformasjon, inntekt, skatteopplysninger. Som vurderingsgrunnlag skal søker dokumentere at de er langvarig vanskeligstilt. Det er opp til søker selv hvilke personopplysninger som deles med kommunen.

Hvor hentes opplysningene fra? 

Personopplysninger som innhentes av plan, teknisk og eiendom i Frogn kommune kan komme fra

  • innbygger
  • Folkeregisteret
  • Matrikkelen
  • Skatteetaten
  • a-ordningen
  • kommunale tjenesteytere
  • NAV
  • fastlege
  • pårørende eller verge
  • spesialisthelsetjenesten
  • frivillige ved bekymring
  • bank
  • inkassoselskap

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Tjenestene skal ikke innhente flere opplysninger enn nødvendig. Vi må innhente de opplysninger som er nødvendig for å kunne behandle din søknad og ivareta kommunens forvaltningsoppgaver. Noen opplysninger er kommunen pliktig til å innhente for å ivareta sikkerhet og beredskap. Dette er for eksempel navn, adresse og kontaktinformasjon på abonnenter utsatt for brann, avvik på drikkevann, utslipp i sårbare områder eller lignende.

Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorganer eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til. I slike tilfeller vil Frogn kommune alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag. Det kan være

  • brannvesen
  • politi
  • Kartverket
  • NAV
  • spesialisthelsetjenesten
  • Husbanken
  • fylkesmannen
  • interkommunale selskaper (for eksempel Follo ren, Follo brannvesen)
  • verge
  • andre kommunale tjenester
  • innbyggere som søker om tiltak etter plan- og bygningsloven, samt matrikkelloven

Leverandører av de ulike systemer har tilgang til personopplysninger som registreres i systemet. Disse opplysningene sikres med en databehandleravtale.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene? 

Opplysningene vil bli tatt vare på inntil «formålet med behandlingen er oppfylt», videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.

Saksbehandlingsdokumenter som skal tinglyses oppbevares i papir. I tillegg vil søknader om kommunal bolig mottas på papir og arkiveres.

Hvilke rettigheter har du?

Når Frogn kommune behandler personopplysninger om deg har du enkelte rettigheter etter loven om behandling av personopplysninger.

Rett til innsyn

Du har rett til å få vite hvilke personopplysninger som er registrert om deg, hvor de stammer fra og hvorfor vi har dem. Du kan også få utlevert en kopi av de personopplysningene vi sitter på.

Rett til å kreve retting

Hvis du etter å ha gjort et innsyn i dine personopplysninger oppdager at informasjonen vi sitter på er feil, ufullstendige eller unøyaktig, kan du be kommunen rette opplysningene.

Rett til sletting (retten til å bli glemt)

De opplysningene vi sitter på har du i utgangspunktet rett til å be oss slette. Dette er ikke en automatisk rett, men det kan skje på enkelte vilkår. Hvis vi har et rettslig grunnlag til å sitte på opplysningene, en annen lov nekter oss å slette dem (for eksempel arkivloven eller bokføringsloven), eller du ikke har tungtveiende rettmessige grunner til å kreve sletting, vil vi likevel fortsatt kunne behandle opplysninger om deg.

Rett til begrenset behandling

Denne retten gir deg mulighet til å kreve at Frogn kommune midlertidig stopper bruken av dine personopplysninger. Du kan kreve det hvis du mener at opplysningene vi sitter på er unøyaktige eller vi ikke har tilstrekkelig grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da stoppe behandlingen inntil vi har undersøkt innsigelsene dine.

Rett til dataportabilitet

Hvis Frogn kommune behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke eller en avtale Frogn kommune har med deg, og behandlingen utføres automatisk (for eksempel at data kalkuleres automatisk eller maskiner analyserer opplysningene), vil du kunne kreve at vi overfører flere av dine personopplysninger til deg eller en tredjepart.

Rett til å protestere

Hvis du er i en særegen situasjon som gjør at Frogn kommunes behandling av dine personopplysninger skaper spesielle utfordringer for deg, kan du protestere mot kommunens behandling. Hvis dine interesser er tyngre enn kommunens skal vi ikke lenger behandle dine personopplysninger.

Hvilke lands lovverk gjelder?

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i lov om behandling av personvernopplysninger (personopplysningsloven) av 15.6.2018 nr. 38 med tilhørende forskrift. EUs forordning for personvern (GDPR) gjort gjeldene med enkelte nasjonale tilpasninger.

Hvordan sikres opplysningene?

Frogn kommune har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret. Kommunen har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene. Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

Kontakt

Behandlingsansvarlig

Brukere som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon kan benytte vårt elektroniske skjema, eller kontakte oss per post eller e-post.

Frogn kommune, Pb. 10, 1441 Drøbak

Tlf: 64 90 60 00

E-post: postmottak@frogn.kommune.no

Personvernombud

Frogn kommune har et personvernombud som skal verne personverninteressene til både innbyggere og ansatte i kommunen. Personvernombudet kan kontaktes som følger: 

Rune Hammer
Frogn kommune, Rådhusveien 6, 1443 Drøbak

Telefon: 64 90 60 00

E-post: rune.hammer@frogn.kommune.no 

Eksterne lenker

Datatilsynet: https://www.datatilsynet.no/regelverk-og-skjema/nye-personvernregler/.

Lovdata: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2018-06-15-38 

Versjon


Personvernerklæringen du nå leser er versjon 1 av en slik erklæring, datert 15. september 2018.