Personvernerklæring for frognskolen

Denne personvernerklæring er utarbeidet særskilt for grunnskolene i Frogn (Frognskolen).

Innhold

Personvernerklæring for Frognskolen

Vi vil at du skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges. Sikker behandling av dine personopplysninger vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.

Definisjoner (jf. lov om behandling av personopplysninger av 15.6.2018 nr. 38, jf. EUs forordning for personvern artikkel 4):

Personopplysning: enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person

Behandling: enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger  Behandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes

Databehandler: den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige

Hvem er behandlingsansvarlig?

Rådmannen har hovedansvar for behandling av personopplysninger i Frogn kommune. Rektorer på den enkelte skole er delegert ansvaret for den daglige håndtering og behandling av personopplysninger for sine elever.

Hva er formålet?

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger er å tilby deg offentlig tjenester eller utføre lovpålagte oppgaver, derunder

  • å ivareta opplæringen av elevene
  • å tilrettelegge for tilpasset opplæring
  • å planlegge undervisning
  • å vurdere elevarbeider
  • å rapportere på resultater, orden, oppførsel og fravær
  • å kommunisere med elever og foresatte
  • å ha nødvendig informasjon om utfordringer eleven har knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, personlige forhold osv. for å møte elevens behov så lenge eleven går i Frognskolen

Kommunen har også en plikt til å sikre arkivering og bevaring av opplysninger innhentet i forbindelse med formål som nevnt.

Hva er det rettslige grunnlaget?

For at vi skal kunne registrere og behandle opplysninger om deg må vi ha et rettslig grunnlag. Opplæringsloven gir kommunen plikter. For å få gjennomført kommunens plikter etter loven, tolkes det slik at kommunen har lovhjemmel til registrering og behandling av nødvendige opplysninger. 

  • LOV-1998-07-17-61 Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova)
  • LOV-2018-06-15-38 Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)
  • LOV-1992-12-04-126 Lov om arkiv (arkivlova)
  • LOV-1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • LOV-2006-05-19-16 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)

Der vi ikke har slikt grunnlag, vil vi innhente ditt samtykke.

Hvilke lands lovverk gjelder?

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i lov om behandling av personvernopplysninger (personopplysningsloven) av 15.6.2018 nr. 38 med tilhørende forskrift. EUs forordning for personvern (GDPR) gjort gjeldene med enkelte nasjonale tilpasninger.

Hvilke personopplysninger behandles? 

De viktigste elektroniske systemene for Frognskolen som lagrer personinformasjon beskrives under. Systemene lagrer nødvendig informasjon knyttet til formålet for hvert system.

  • Skoleadministrativt system (SAS) som i dag er IST skole og IST for SFO
    • Her ligger personopplysninger som navn, adresse, personnummer, telefonnummer for elever og foresatte, fravær og karakterer. Disse må vi ha for at våre systemer skal fungere.
  • Public 360 (sak- og arkivsystem)
    • Her ligger elevmappene med all informasjon knyttet til ulike vedtak, personlige forhold, brev fra/til foresatte, samt samtykker gitt av foresatte. Systemet ivaretar nødvendig sikkerhet rundt lagring av sensitive data. Se mer informasjon om saksbehandlingssystemet Public 360 i kommunens generelle personvernerklæring: https://www.frogn.kommune.no/felles/personvern/
  • Læringsplattform (LMS) – pr i dag er det Its Learning
    • Her registreres vanlige personopplysninger, elevarbeider, vurderinger
  • Office 365 og OneNote
    • plattform for samhandling, planlegging og underveisvurderinger
  • Showbie
    • verktøy for vurdering av elevarbeider på barnetrinnet.
  • Conexus Engage
    • lagrer resultater på kartlegginger, nasjonale prøver og lignende
    • systemet viser informasjon om testresultater knyttet til elevens navn for relevante lærere og skolens ledelse
    • systemet viser resultater på gruppe/klasse/trinn-nivå for skoleeier (administrasjonen)
    • systemet skal bidra til å sikre nødvendige og gode tiltak knyttet til enkeltelevers og gruppers læring etter kartlegging
  • Klassetrivsel.no
    • verktøy for å jobbe med elevenes psykososiale miljø
    • elever logger på med sikker pålogging, og svar er kun tilgjengelig for kontaktlærer/ledelse
  • Transponder meldingsbok
    • sikrer kommunikasjon mellom skole og foresatte
    • pålogging via Feide for ansatte
    • sikker pålogging for foresatte

I tillegg har alle elever nettbrett. På disse nettbrettene er det et antall applikasjoner. Nettbrettene er kommunal eiendom, de er registrert slik at uvedkommende ikke kan logge seg på (ved for eksempel tyveri), og informasjon i applikasjoner lagres sikkert i sky.  Oversikt over applikasjoner ligger på Frogn kommunes hjemmesider: https://www.frogn.kommune.no/enheter/skole/#heading-h3-12

Elever med dysleksi og spesialundervisning vil ofte ha programmer og elektroniske hjelpemidler som lagrer informasjon knyttet til den enkelte.

I det daglige arbeidet på skolen finnes informasjon på papir. Dokumenter med personopplysninger oppbevares på forsvarlig måte, og makuleres når informasjonen ikke lenger er relevant.

Hvor hentes opplysningene fra? 

Personopplysninger som behandles av Frognskolen kan komme fra elevene selv, foresatte, pårørende, andre offentlige instanser og relevante fagsystemer.

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Frogn kommune og skolene har plikt og rett til å skaffe alle nødvendige opplysninger knyttet til elever og foresatte. De aller fleste opplysningene vi har om elever og foresatte er nødvendige for at Frognskolen skal kunne ivareta vår lovpålagte tjeneste.

Samtykke til tilleggsinformasjon er noen ganger nødvendig. Når du bruker våre elektroniske skjemaer og skjemadialog samtykker du til at vi behandler dine opplysninger.

Det er frivillig å gi samtykke i de enkelte tilfellene.

Samtykket gjelder fra den datoen det registreres. Du har rett til å endre eller trekke dine samtykker tilbake. Endring og tilbaketrekking gjelder fra den datoen det blir registrert.

Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Skolen kan i vise tilfeller ha rett til å samarbeide med andre og utveksle opplysninger innenfor taushetspliktreglene grenser, for eksempel til politiet. Andre ganger kan skolen ha plikt til å gi fra seg personopplysninger, som for eksempel til barnevernet.

Hva overføres til andre skoler?

Elevdata lagres i skolenes systemer så lenge de er elever. Ved overgang fra barneskole til ungdomsskole, eller ved flytting mellom to skoler, overføres elevmapper automatisk i systemet. Frogn kommune er skoleeier for 1.-10.trinn, og overføring krever derfor ikke samtykke.

Når elever slutter i Frognskolen, lagres elektronisk informasjon i kommunens arkiv i tråd med arkivlovens bestemmelser. Ved overføring til privat skole, annen kommune eller videregående skole blir opplysningene fra tiden i frognskolen fortsatt lagret.

Når eleven går over til videregående opplæring er det særskilt informasjon som eventuelt overføres, dette kan være i forbindelse med søknad på særskilt grunnlag, behov for spesielt tilrettelegging eller lignende. Foresatte deltar i denne prosessen, og gir skriftlig samtykke til det som overføres.

Hvilke rettigheter har du?

  • Innsyn: Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om deg som foresatt og dine barn som elever.
  • Retting av informasjon: Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet.
  • Sletting av informasjon: Alle elevmapper lagres i kommunens arkivsystem etter at eleven har sluttet i Frognskolen. Du har ikke rett til å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandlinger ved for eksempel klage på skolegang. Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke er arkivverdige, som for eksempel opplysninger fra barnetrinnet som ikke lenger var relevante på ungdomstrinnet.
  • Begrenset behandling: Du kan kreve midlertidig stopp i behandling av opplysninger hvis du mener de opplysningene Frognskolen sitter på er unøyaktige eller at vi ikke har grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da undersøke innsigelsene dine før opplysningene behandles videre.
  • Dataportabilitet: Du kan be om å få utlevert alle opplysninger du selv aktivt har gitt oss om deg som foresatt eller om ditt barn som elev i Frognskolen. Dette er opplysninger du har gitt samtykke til. Dette gjelder også dersom du ønsker disse opplysningen sendt videre til for eksempel ny skole dersom dere flytter.
  • Protestere mot bruk av opplysninger: I helt spesielle tilfeller kan det hende du vil ønske å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige eller at vi ikke har ditt samtykke. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.
  • https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/

Kontaktinformasjon

Behandlingsansvarlig

Brukere som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon kan benytte vårt elektroniske skjema, eller kontakte oss per post eller e-post.

Frogn kommune, Pb. 10, 1441 Drøbak

Telefon: 64 90 60 00 E-post: postmottak@frogn.kommune.no 

 

Personvernombud

Frogn kommune har et personvernombud som skal verne personverninteressene til både innbyggere og ansatte i kommunen. Personvernombudet kan kontaktes som følger: 

Rune Hammer

Frogn kommune, Rådhusveien 6, 1443 Drøbak

Telefon: 64 90 60 00 E -post: rune.hammer@frogn.kommune.no 

Tips for sikkerhet rundt informasjon fra foresatte til skolen:

E-post er en lettvint kommunikasjonskanal for foresatte, men vær forsiktig med sensitiv informasjon (knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, religion, legning) til skolen i e-post, da vi ikke kan garantere sikkerheten. Sender du likevel slik informasjon på e-post, vil den legges i elevmappen og din e-post slettes. 

Versjon


Personvernerklæringen du nå leser er versjon 1 av en slik erklæring, datert 20. august 2018.