Personvernerklæring for boligkontoret

Denne personvernerklæring er utarbeidet særskilt for boligkontoret i Frogn kommune

Innhold

Personvernerklæring for boligkontoret

Frogn kommune er lovpålagt å medvirke til bosetting av personer som ikke klarer det selv. Denne oppgaven har kommunen valgt å løse ved å tilby kommunale boliger. I tillegg administrerer boligkontoret Husbankens personrettede virkemidler (bostøtte, startlån/tilskudd).

Vi vil at du skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges. Sikker behandling av dine personopplysninger vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.

Definisjoner (jf. lov om behandling av personopplysninger av 15.6.2018 nr. 38, jf. EUs forordning for personvern artikkel 4):

Personopplysning: enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person

Behandling: enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger 
Behandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes

Databehandler: den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige

Hvem er behandlingsansvarlig?

Rådmannen har hovedansvaret for behandling av personopplysninger i Frogn kommune. Enhetsleder er delegert ansvaret for den daglige håndtering og behandling av personopplysninger for sine brukere.

Hva er formålet?

Det er to grunner til at kommunen samler inn og tar vare på informasjon om deg

1)      for å kunne behandle søknader og ivareta tjenester for vanskeligstilte på boligmarkedet i Frogn kommune

2)      for å kunne dokumentere jobben som har blitt utført i henhold til arkiveringsplikten

Hva er det rettslige grunnlaget?

  • LOV-2011-06-24-30 Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
  • LOV-2009-12-18-131 Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven)
  • LOV-2009-05-29-30 Lov om Husbanken
  • LOV-2012-08-24-64 Lov om bustøtte (bustøttelova)
  • LOV-2018-06-15-38 Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven)
  • LOV-1967-02-10 Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • LOV-1992-12-04-126 Lov om arkiv (arkivlova)

Der vi ikke har slikt grunnlag, vil vi innhente ditt samtykke.

Hvilke personopplysninger behandles? 

Informasjon om den registrerte

  • navn
  • adresse      
  • telefonnummer
  • e-postadresse         
  • fødsels- og personnummer
  • sivilstand
  • pårørende/verge
  • inntekts- og likningsopplysninger
  • tjenester og tiltak
  • diagnoser
  • søknader/vedtak
  • klage            
  • funksjonsnivå/hjelpemidler
  • kontakter
  • planer/avtaler
  • etnisk opphav
  • dagens boforhold

I søknaden blir den registrerte bedt om å oppgi begrunnelse for søknad. Det er da opp til den enkelte hva de deler av helseopplysninger, diagnoser, livssituasjon eller lignende.

Verge/kontakter

  • navn
  • adresse
  • telefonnummer
  • e-postadresse

Andre medlemmer av husstanden

  • navn
  • adresse
  • personnummer
  • inntekts- og likningsopplysninger
  • student (Husbanken)
  • militær førstegangstjeneste (Husbanken)
  • pensjon fra EU/EØS land (Husbanken)

Hvor hentes opplysningene fra? 

Personopplysninger som innhentes av enheten for boligkontoret i Frogn kommune kommer fra

  • bruker
  • Folkeregisteret
  • kommunale tjenesteytere (andre enheter i kommunen)
  • NAV og flyktningetjenesten
  • verge etter samtykke
  • frivillige ved bekymring

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Tjenesten skal ikke innhente flere opplysninger enn nødvendig. Vi må innhente de opplysninger som er nødvendig for å kunne vurdere din søknad.

Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorganer eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til. I slike tilfeller vil Frogn kommune alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag.

  • Politi
  • interkommunale tjenester (for eksempel Follo DPS, sykehus, fengsel, barnevernsvakten)
  • verge
  • NAV
  • andre kommunale tjenesteleverandører

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene? 

Opplysningene vil bli tatt vare på inntil «formålet med behandlingen er oppfylt», videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.

Hvilke rettigheter har du?

Når Frogn kommune behandler personopplysninger om deg har du enkelte rettigheter etter loven om behandling av personopplysninger.

Rett til innsyn

Du har rett til å få vite hvilke personopplysninger som er registrert om deg, hvor de stammer fra og hvorfor vi har dem. Du kan også få utlevert en kopi av de personopplysningene vi sitter på.

Rett til å kreve retting

Hvis du etter å ha gjort et innsyn i dine personopplysninger oppdager at informasjonen vi sitter på er feil, ufullstendige eller unøyaktig, kan du be kommunen rette opplysningene.

Rett til sletting (retten til å bli glemt)

De opplysningene vi sitter på har du i utgangspunktet rett til å be oss slette. Dette er ikke en automatisk rett, men det kan skje på enkelte vilkår. Hvis vi har et rettslig grunnlag til å sitte på opplysningene, en annen lov nekter oss å slette dem (for eksempel arkivloven eller bokføringsloven), eller du ikke har tungtveiende rettmessige grunner til å kreve sletting, vil vi likevel fortsatt kunne behandle opplysninger om deg.

Rett til begrenset behandling

Denne retten gir deg mulighet til å kreve at Frogn kommune midlertidig stopper bruken av dine personopplysninger. Du kan kreve det hvis du mener at opplysningene vi sitter på er unøyaktige eller vi ikke har tilstrekkelig grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da stoppe behandlingen inntil vi har undersøkt innsigelsene dine.

Rett til dataportabilitet

Hvis Frogn kommune behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke eller en avtale Frogn kommune har med deg, og behandlingen utføres automatisk (for eksempel at data kalkuleres automatisk eller maskiner analyserer opplysningene), vil du kunne kreve at vi overfører flere av dine personopplysninger til deg eller en tredjepart.

Rett til å protestere

Hvis du er i en særegen situasjon som gjør at Frogn kommunes behandling av dine personopplysninger skaper spesielle utfordringer for deg, kan du protestere mot kommunens behandling. Hvis dine interesser er tyngre enn kommunens skal vi ikke lenger behandle dine personopplysninger.

Hvilke lands lovverk gjelder?

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i lov om behandling av personvernopplysninger (personopplysningsloven) av 15.6.2018 nr. 38 med tilhørende forskrift. EUs forordning for personvern (GDPR) gjort gjeldene med enkelte nasjonale tilpasninger.

Hvordan sikres opplysningene?

Frogn kommune har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret. Kommunen har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene. Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

Kontakt

Behandlingsansvarlig

Brukere som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon kan benytte vårt elektroniske skjema, eller kontakte oss per post eller e-post. 

Frogn kommune, Pb. 10, 1441 Drøbak

Tlf: 64 90 60 00

E-post: postmottak@frogn.kommune.no

Personvernombud

Frogn kommune har et personvernombud som skal verne personverninteressene til både innbyggere og ansatte i kommunen. Personvernombudet kan kontaktes som følger:

Rune Hammer
Frogn kommune, Rådhusveien 6, 1443 Drøbak

Telefon: 64 90 60 00

E-post: rune.hammer@frogn.kommune.no 

Eksterne lenker

Datatilsynet: https://www.datatilsynet.no/regelverk-og-skjema/nye-personvernregler/.

Lovdata: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2018-06-15-38

Versjon


Personvernerklæringen du nå leser er versjon 1 av en slik erklæring, datert 27. september 2018.