Personvernerklæring for ansatte i Frogn kommune

Denne personvernerklæring er utarbeidet særskilt for ansatte i Frogn kommune.

Innhold

Personvernerklæring for ansatte i Frogn kommune

Vi vil at du skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges. Sikker behandling av dine personopplysninger vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.

Definisjoner (jf. lov om behandling av personopplysninger av 15.6.2018 nr. 38, jf. EUs forordning for personvern artikkel 4):

  • Personopplysning: enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person
  • Behandling: enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger 
  • Behandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes
  • Databehandler: den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige

Hvem er behandlingsansvarlig?

Rådmannen har hovedansvaret for behandling av personopplysninger i Frogn kommune. Den ansattes personalleder er delegert ansvaret for den daglige håndtering og behandling av personopplysninger for sine ansatte.

Hva er formålet?

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger er å ivareta dine rettigheter som ansatt, oppfylle Frogn kommunes oppgaver og plikter som arbeidsgiver, og for at du skal kunne gjøre jobben du er ansatt til å gjøre.

Det er nødvendig for Frogn kommune å behandle personopplysningene dine slik at kommunen for eksempelvis kan

  • gi deg lønn
  • utføre nødvendig administrasjon av arbeidsforholdet
  • sikre deg tilganger til IT-systemer og kommunens bygninger
  • oppfylle lovpålagte dokumentasjonskrav

Hva er det rettslige grunnlaget?

Behandlingene av dine personopplysninger hjemles i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstaver b og e. Det vil si for å oppfylle arbeidskontrakten med deg som ansatt og for å oppfylle plikter vi er pålagt i øvrig lovgivning, slik som arbeidsmiljøloven, statsansattloven, arkivloven, regnskapsloven, ligningsloven og personopplysningsloven med mer.

Hvilke personopplysninger behandles? 

Rekrutteringsverktøy

Frogn kommune benytter HR Manager som rekrutteringsverktøy. Jobbsøkere registrere selv sin kontaktinformasjon, CV, søknad og øvrige dokumenter basert på samtykke. Opplysningene om deg lagres og behandles kun for å håndtere din søknad. HR Manager genererer også offentlige og utvidede søkelister som lagres automatisk i saksbehandlings- og arkivsystemet. Dersom du ber om det, kan dine opplysninger slettes. Hvis ikke vil de lagres i tilfelle du vil søke en annen jobb i kommunen.

Saksbehandlings- og arkivsystem

P360 er Frogn kommunes elektroniske saksbehandlings- og arkivsystem. Ved rekruttering av ansatte opprettes det en ansettelsessak i P360. Her lagres jobbsøknader med attester, søkerlister og saksutredningen med vurderinger.

I tillegg opprettes personalmapper på hver ansatt i P360. Personalmappen skal inneholde dokumentasjon som har betydning for den ansattes tjeneste- og pensjonsforhold.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i systemet?

Personalmappen vil blant annet kunne inneholde

  • dokumenter fra søknadsprosesser
  • permisjonssøknader
  • arbeidsavtale og CV
  • lønnsfastsettelse og forhandlingsresultat
  • forsikrings- og pensjonsvilkår
  • advarsler
  • vurderinger
  • referater fra medarbeidersamtaler
  • dokumentasjon på og oppfølging av yrkesskader
  • oppfølging i forbindelse med sykemelding (dersom saken har betydning for den ansattes langvarige tjenesteforhold og pensjonsforhold)
  • kompetanseutvikling med betydning for den ansattes lønns- og ansettelsesforhold
  • omplassering, beordring og fortrinnsrett
  • dokumentasjon av personalsaker
  • avslutning av arbeidsforhold

Hvor lenge lagres personopplysninger i personalmappen?

Frogn kommune er underlagt arkiveringsplikten i arkivloven, slik at informasjon i P360 i utgangspunktet ikke kan slettes uten uttalelse fra Riksarkivaren, jf. arkivloven |§ 9. Dette gjelder selv etter arbeidsforholdets opphør.

Lønns- og personaladministrasjonssystem

Frogn kommune benytter Agresso som system for lønns- og personaladministrasjon. Agresso web er kommunens selvbetjeningsløsning for ansatte i ulike roller.

Systemet benyttes i hovedsak til

  • personaladministrasjon
  • lønnsbehandling
  • reise- og refusjonsoppgjør
  • sykepengebehandling
  • intern- og ekstern rapportering (for eksempel a-melding)

Hvilke personopplysninger blir behandlet i Agresso?

Følgende personopplysninger kan bli behandlet

  • navn
  • fødselsnummer
  • ansattnummer
  • kontaktinformasjon
  • lønnsinformasjon
  • betalingsinformasjon
  • lønnstrekk
  • arbeidstid
  • informasjon om sykefravær, sykemeldinger, avspasering, ferie og permisjon
  • skatteopplysninger
  • reise- og refusjonskrav
  • informasjon om sidegjøremål og eierinteresser
  • informasjon om nærmeste pårørende
  • deg selv
  • Folkeregisteret
  • Enhetsregisteret
  • tidligere arbeidsgiver
  • Skattedirektoratet

Personopplysningene dine hentes inn til Agresso fra:

  • deg selv
  • Folkeregisteret
  • Enhetsregisteret
  • tidligere arbeidsgiver
  • Skattedirektoratet

Automatisk saksbehandling i Agresso

Agresso gjør flere automatiske behandlinger av dine personopplysninger. Dette vil kunne være for å beregne antall feriedager du har krav på, antall omsorgsdager du har krav på basert på antall barn som forsørges eller lignende.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine i Agresso?

For å ivareta dine pensjonsrettigheter slettes ikke disse opplysninger.

Turnusplanlegger

Frogn kommune benytter Visma ressursstyring til planlegging av turnus og generering av timelister.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i Visma ressursstyring?

Følgende personopplysninger kan bli behandlet

  • navn
  • fødselsnummer
  • ansattnummer
  • kontaktinformasjon
  • lønnsinformasjon
  • stillingsprosent
  • informasjon om sykefravær, sykemeldinger, avspasering, ferie og permisjon
  • informasjon om nærmeste pårørende
  • lønns- og personaladministrasjonssystemet
  • deg selv

Personopplysningene dine hentes inn til Visma ressursstyring fra

  • lønns- og personaladministrasjonssystemet
  • deg selv

Automatisk saksbehandling i Visma ressursstyring

Visma ressursstyring gjør flere automatiske behandlinger av dine personopplysninger. Dette vil kunne være for å beregne antall feriedager du har krav på eller lignende.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

Ansatte som slutter i sin stilling blir registrert som inaktive i turnusplanleggeren. Alle årsturnuser blir lagret i papirarkiv i 3 år.

Kommunenes adgangskontrollanlegg

Adgangskontrollanlegget til Frogn kommune har som formål å forvalte kommunens eiendommer og sørge for sikkerhet ved, og autorisert tilgang til, våre områder.

Det er eiendomsavdelingen i Frogn kommune som er ansvarlig for anlegget.

Anlegget består av kommunens kortlesere og portkameraer som er plassert ute på noen av Frogn kommunes eiendommer.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i systemet?

  • navn
  • adresse
  • telefonnummer
  • e-postadresse
  • kortnummer
  • personnummer
  • passeringsdata når kortbruker registrerer kort i kortleser
  • opptak fra kameraovervåking

Hvor lenge lagres personopplysninger i systemet?

Din kontaktinformasjon blir lagret så lenge du har et gyldig adgangskort for å ha tilgang til Frogn kommunes eiendommer. Plasseringsdata slettes automatisk etter 30 dager med mindre politiet ber om utsettelse.

Systemer knyttet til bestemte roller i Frogn kommune

I egenskap av din egen stilling hos Frogn kommune kan det hende at det kreves at du bruker ulike IT-tjenester for å utføre ditt arbeid. Disse IT-tjenestene lagrer selv personopplysninger om deg.

Mange av disse tjenestene har en brukerprofil på deg for å sikre at du har lovlig tilgang til systemet. Noen tjenester vil også kunne logge din aktivitet av ulike hensyn, slik som sikkerhets-, drifts- eller tjenesteutviklingshensyn.

Du vet selv best hvilke tjenester du bruker i din hverdag, og kan forhøre deg IKT avdelingen hvordan disse tjenestene/systemene behandler dine personopplysninger.

Det vil være lagret personopplysninger om deg der du har logget deg inn med din Frogn kommune bruker eller der du som ansatt ved Frogn kommune kan være registrert. Eksempler på slike er

  • faktura-, innkjøps-, og øvrige økonomihåndteringssystemer
  • drifts- og sikkerhetsverktøy
  • hr-tjenester
  • skylagringstjenester
  • intranett

Hvor hentes opplysningene fra? 

Personopplysninger som innhentes i Frogn kommune kan komme fra den ansatte selv, andre offentlige myndigheter (for eksempel Skatteetaten eller Folkeregisteret) og andre relevante instanser (for eksempel lærlingeregisteret til fylkeskommunen).

Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorganer (for eksempel NAV) eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til (for eksempel Skatteetaten). I slike tilfeller vil Frogn kommune alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene? 

Opplysningene vil bli tatt vare på inntil «formålet med behandlingen er oppfylt», Videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.

Hvilke rettigheter har du?

Når Frogn kommune behandler personopplysninger om deg har du enkelte rettigheter etter loven om behandling av personopplysninger.

Rett til innsyn

Du har rett til å få vite hvilke personopplysninger som er registrert om deg, hvor de stammer fra og hvorfor vi har dem. Du kan også få utlevert en kopi av de personopplysningene vi sitter på.

Rett til å kreve retting

Hvis du etter å ha gjort et innsyn i dine personopplysninger oppdager at informasjonen vi sitter på er feil, ufullstendige eller unøyaktig, kan du be kommunen rette opplysningene.

Rett til sletting (retten til å bli glemt)

De opplysningene vi sitter på har du i utgangspunktet rett til å be oss slette. Dette er ikke en automatisk rett, men det kan skje på enkelte vilkår. Hvis vi har et rettslig grunnlag til å sitte på opplysningene, en annen lov nekter oss å slette dem (for eksempel arkivloven eller bokføringsloven), eller du ikke har tungtveiende rettmessige grunner til å kreve sletting, vil vi likevel fortsatt kunne behandle opplysninger om deg.

Rett til begrenset behandling

Denne retten gir deg mulighet til å kreve at Frogn kommune midlertidig stopper bruken av dine personopplysninger. Du kan kreve det hvis du mener at opplysningene vi sitter på er unøyaktige eller vi ikke har tilstrekkelig grunnlag for å behandle opplysningene. Vi vil da stoppe behandlingen inntil vi har undersøkt innsigelsene dine.

Rett til dataportabilitet

Hvis Frogn kommune behandler dine personopplysninger basert på ditt samtykke eller en avtale Frogn kommune har med deg, og behandlingen utføres automatisk (for eksempel at data kalkuleres automatisk eller maskiner analyserer opplysningene), vil du kunne kreve at vi overfører flere av dine personopplysninger til deg eller en tredjepart.

Rett til å protestere

Hvis du er i en særegen situasjon som gjør at Frogn kommunes behandling av dine personopplysninger skaper spesielle utfordringer for deg, kan du protestere mot kommunens behandling. Hvis dine interesser er tyngre enn kommunens skal vi ikke lenger behandle dine personopplysninger.

Hvilke lands lovverk gjelder?

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i lov om behandling av personvernopplysninger (personopplysningsloven) av 15.6.2018 nr. 38 med tilhørende forskrift. EUs forordning for personvern (GDPR) gjort gjeldene med enkelte nasjonale tilpasninger.

Hvordan sikres opplysningene?

Frogn kommune har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret. Kommunen har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene. Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

Kontakt

Behandlingsansvarlig

Ansatte som ønsker innsyn i behandling av dine personopplysninger eller korrigering av informasjon, kan ta kontakt med sin nærmeste leder.

Personvernombud

Frogn kommune har et personvernombud som skal verne personverninteressene til både innbyggere og ansatte i kommunen. Personvernombudet kan kontaktes som følger:

Rune Hammer
Frogn kommune
Rådhusveien 6
1443 Drøbak

Telefon: 64 90 60 00
e-post: rune.hammer@frogn.kommune.no 

Eksterne lenker

Datatilsynet: https://www.datatilsynet.no/regelverk-og-skjema/nye-personvernregler/.

Lovdata: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2018-06-15-38 

Versjon


Personvernerklæringen du nå leser er versjon 1 av en slik erklæring, datert 15. september 2018.