Personvern

I Frogn kommune tar vi innbyggere- og de ansattes personvern på alvor. Ny lov om behandling av personopplysninger trer i kraft 20. juli.

Innhold

Hva er personvern?

Personvern handler om retten til privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger.

Dette innebærer at Frogn kommune

  • informerer om hvilke personopplysninger som blir samlet inn og hvorfor
  • holder oversikt over opplysninger som samles inn om innbyggerne i Frogn kommune
  • gir innsyn til den opplysningene gjelder
  • kontrollerer tilgangen til opplysningene
  • ber om samtykke fra dem opplysningene gjelder før opplysningene blir behandlet
  • beskytter informasjonen slik at den ikke kommer på avveier
  • vurderer risiko for sikkerhetsbrudd og konsekvenser
  • sletter personopplysninger det ikke lenger er behov for

 

Personvernerklæring

Denne erklæring redegjør for hvordan dine personopplysninger ivaretas av Frogn kommune. Vi vil at du skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges. Sikker behandling av dataene vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.

Denne personvernerklæringen er generell og gjelder for hele kommunen.

Definisjoner (jf.lov om behandling av personopplysninger av 15.6.2018 nr. 38, jf. EUs forordning
for personvern artikkel 4):

  • Personopplysning: enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person
  • Behandling: enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger 
  • Behandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes
  • Databehandler: den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige

Hvem er behandlingsansvarlig?

Rådmannen har hovedansvaret for behandling av personopplysninger i Frogn kommune. Det daglige ansvaret er delegert til tjenesteleder for den aktuelle behandlingen. Delegeringen omfatter kun oppgavene, ikke ansvaret.

Hva er formålet?

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger er å tilby deg offentlig tjenester og utføre lovpålagte oppgaver. Formålet kan også være å gjennomføre privatrettslige avtaler med deg.

Hva er det rettslige grunnlaget?

For at vi skal kunne registrere og behandle opplysninger om deg må vi ha et rettslig grunnlag. I de fleste tilfeller har vi lovhjemmel til dette. Der vi ikke har slikt grunnlag, vil vi innhente ditt samtykke.

Hvilke personopplysninger behandles? 

Hvilke opplysninger vi registrerer og behandler om deg, vil være avhengig de tjenestene du benytter som innbygger i Frogn kommune. I henhold til forordningen om personvern artikkel. 5 skal alle opplysninger være relevante og begrenset til det som er nødvendig for formålet de behandles for.

Hvor hentes opplysningene fra? 

Personopplysninger som innhentes i Frogn kommune kan komme fra innbyggerne selv, foresatte, pårørende, andre offentlige myndigheter og andre relevante instanser.

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Når du bruker våre elektroniske skjemaer og skjemadialog samtykker du til at vi behandler dine opplysninger.

Det er frivillig å gi samtykke i de enkelte tilfellene. Samtykket gjelder fra den datoen det registreres. Du har rett til å endre eller trekke dine samtykker tilbake. Endring og tilbaketrekking gjelder fra den datoen det blir registrert.

Noen ganger er det også lov- eller avtalefestet krav om at dine personopplysninger må gis til kommunen, også fra andre.

Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorganer (for eksempel NAV eller Husbanken) eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til. I slike tilfeller vil Frogn kommune alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag.

Hvordan slettes og arkiveres opplysningene? 

Opplysningene vil bli tatt vare på inntil «formålet med behandlingen er oppfylt», Videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.

Hvilke rettigheter har du?

Som hovedregel har du rett til innsyn i de opplysningene vi har registrert om deg. Innbyggere og ansatte, som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger, kan kontakte tjenesten eller enheten som utfører behandlingen.

Dersom våre opplysninger om deg er unøyaktige eller ufullstendige kan du kreve å få korrigert informasjonen. Fremgangsmåten er den samme som for innsyn.

Du kan ha rett til å få slettet opplysningene om deg. Denne rettigheten har imidlertid også unntak. For eksempel gjelder den ikke for opplysninger som er arkivpliktige.

Hvilke lands lovverk gjelder?

Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i lov om behandling av personvernopplysninger (personopplysningsloven) av 15.6.2018 nr. 38 med tilhørende forskrift. EUs forordning for personvern (GDPR) gjort gjeldene med enkelte nasjonale tilpasninger.

Telefon

Telefonsamtaler, ubesvarte, besvarte og utgående anrop logges på våre telefonapparater. De eldste anropsregistreringer slettes automatisk. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Post/e-post

All post til og fra kommunen er offentlig, med mindre den er taushetsbelagt eller unntatt fra offentlighet på annet grunnlag. Posten blir sortert, og det blir vurdert om den skal overføres til arkivsystemet. All post som blir ført i arkivsystemet kommer på postlisten. Det betyr at du kan finne ditt brev omtalt, sitert eller gjengitt i sin helhet i avisen eller på nyhetene. E-post er ingen trygg forsendelse. Send derfor ikke sensitive opplysninger i e-post. Den kan bli hentet av andre før den kommer frem til mottaker, havne på feil adresse eller lignende. Bruk sikker forsendelse fra din digital postkasse (digipost eller eboks).

Sosiale medier

Sosiale medier blir brukt som en informasjonskanal ut til innbyggerne i kommunen. Frogn kommune tar ikke ansvar for personopplysninger som publiseres av den enkelt innbygger i sosiale medier.

Videoovervåkning

Kommunen benytter både innendørs og utendørs videoovervåking av enkelte kommunale eiendommer. Formålet er å sikre bygningsmasse mot ildspåsettelse, hærverk og innbrudd, vise tilgjengelighet i gjestehavna, samt ivareta sikkerhet til innbyggerne.

Saksbehandlings- og arkivsystem

Frogn kommune benytter et saks- og arkivsystem etter NOARK 5 standard (Norsk arkivstandard). I sak- og arkivsystemet behandler vi personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter lov om arkiv med tilhørende forskrifter.

Frogn kommune er underlagt arkiveringsplikten i arkivloven, slik at informasjon i utgangspunktet ikke kan slettes uten uttalelse fra Riksarkivaren, jf. Arkivloven.


Hvordan sikres opplysningene?

Frogn kommune har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret. Kommunen har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene. Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.

Hvem kan jeg kontakte?

 

Behandlingsansvarlig

Brukere som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon kan benytte vårt elektroniske skjema, eller kontakte oss per post eller e-post. 

Frogn kommune, Pb. 10, 1441 Drøbak

Tlf: 64 90 60 00

E-post: postmottak@frogn.kommune.no

Personvernombud

Frogn kommune har et personvernombud som skal verne personverninteressene til både innbyggere og ansatte i kommunen. Personvernombudet kan kontaktes som følger:

Rune Hammer
Frogn kommune, Rådhusveien 6, 1443 Drøbak

Telefon: 64 90 60 00

E-post: rune.hammer@frogn.kommune.no 

Eksterne lenker

Særskilte personvernerklæringer

Kommunen har også en generell personvernerklæring som gjelder alle enhetene i kommunen, se over.

Personvernombud

Hva er et personvernombud?

Vårt personvernombud er en ressursperson som bidrar til at Frogn kommune styrker sin kunnskap og kompetanse om personvern. Personvern handler om retten til privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger.

Hva gjør et personvernombud?

Personvernombudet skal bidra til å sikre at Frogn kommune behandler personopplysninger, både for innbyggere og ansatte, på en betryggende måte i tråd med norsk personvernlovgivning og EUs personvernforordning (GDPR).

Hvorfor er et personvernombud viktig for deg?

Personvernombudet skal sørge for at kommunen ivaretar dine personopplysninger på en sikker og trygg måte.

Når kan jeg kontakte personvernombudet?

Innbyggere og ansatte, som ønsker innsyn i behandling av personopplysninger eller korrigering av informasjon, kan kontakte tjenesten eller enheten som utfører behandlingen. Ved behov for ytterligere hjelp kan du kontakte personvernombudet.

Hvem er personvern i Frogn kommune?

Personvernombudet i Frogn kommune heter Rune Hammer. Han er ansatt i avdelingen HR, politisk sekretariat og service.

Hvordan kan jeg kontakte personvernombudet?

Personvernombudet Rune Hammer Frogn kommune Postboks 10 1441 Drøbak

Telefon: 64 90 60 00 E-post: rune.hammer@frogn.kommune.no

Versjon


Personvernerklæringen du nå leser er versjon 1 av en slik erklæring, datert 20. august 2018.